|
NOT YET TRANSLATED
Om Den Arkæologiske Studenterforening Ottar
Vedtægter:
§1. Navn:
Foreningens navn er “Den Arkæologiske Studenterforening Ottar”. Foreningen hører hjemme på Campus Moesgård ved Aarhus Universitet.
§ 2. Formålsparagraf:
Stk. A: At afholde sociale og faglige arrangementer for de studerende på Afdelingen for Arkæologi og Kulturarvsstudier ved Aarhus Universitet.
Stk. B: At drive Jobformidlingen til formidling af arkæologisk arbejde.
Stk. C: At varetage medlemmernes økonomiske og faglige interesser.
§3. Medlemmer:
Som medlemmer af foreningen kan optages:
Stk. A: Studerende på Afdelingen for Arkæologi og Kulturarvsstudier samt klassiske arkæologistuderende ved Aarhus Universitet.
Stk. B: Studerende kan efter afsluttet bachelor eller kandidatgrad komme på foreningens alumniliste og modtage et årligt nyhedsbrev samt relevante invitationer til arrangementer.
§4. Aktiviteter:
Stk. A: Adgang til at deltage i foreningens arrangementer er forbeholdt foreningens medlemmer.
Stk. B: Bestyrelsen kan dog give dispensation, når særlige forhold taler herfor mod betaling.
Stk. C: Medlemmer af foreningen har fortrinsret til at deltage i foreningens aktiviteter med
deltagerbegrænsning.
Stk. D: Efter bestyrelsens skøn kan medlemmer af foreningen få tilskud ved deltagelse i helt eller delvist deltagerfinansierede aktiviteter. Herunder også arrangementer afholdt af anden part, hvor bestyrelsen vurderer, at arrangementet har tilstrækkelig faglig eller social relevans til at opnå tilskud.
Stk. E: Foreningens aktiviteter foregår desuden i de faste udvalg samt ad hoc-udvalg oprettet af bestyrelsen eller generalforsamlingen.
Stk. F: Foreningens aktiviteter annonceres via sociale medier og/eller via e-mail til foreningens medlemmer. Bestyrelsen bestræber sig yderligere på at benytte øvrige informationsveje til annoncering.
§5. Udvalg:
Stk. A: Ved diskussion af punkter vedr. udvalg i Ottars bestyrelse skal disse altid modtage varsel 7 dage inden mødet, inkl. dagsorden, og opfordres til at møde eller sende skriftlig kommentar.
Stk. B: Det endelig ansvar for udvalgs virke ligger hos bestyrelsen, men på vegne af generalforsamlingen.
Stk. C: Udvalgene Arken og DALF arbejder i alle henseende selvstændigt indenfor vedtægternes rammer.
§6. Kontingent:
Stk. A: Medlemskontingent fastsættes af generalforsamlingen.
Stk. B: Medlemskabet løber fra ordinær generalforsamling til næstkommende ordinære generalforsamling. Fristen for indbetaling af nyt kontingent er en måned efter afholdt generalforsamling. Betales dette ikke vil medlemskabet administrativt ophøre.
Stk. C: Studerende, som indmelder sig i løbet af foreningssåret, betaler fuldt kontingent uanset indmeldelsestidspunkt. Bestyrelsen kan dog beslutte at tilbyde lavere kontingent frem til næste generalforsamling i eventsammenhæng.
Stk. D: Yderlig kontingent kan indkræves af en beslutningsdygtigt ekstraordinær generalforsamling med 2/3 flertal.
§7. Generalforsamling:
Stk. A: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. B: Generalforsamlingen skal indkaldes senest 21 dage før mødet. Indkomne forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamling. Dagsorden udsendes senest syv dage før generalforsamling.
Stk. C: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, såfremt den er gyldig indkaldt.
Stk. D: Stemmer afgivet pr. brev/mail eller telefon er gyldige. Disse skal være bestyrelsen i hænde inden generalforsamlingens start.
Stk. E: Beslutninger og valg af bestyrelsen afgøres ved simpel stemmemajoritet.
Stk. F: Der kan kun afholdes afstemninger om punkter, der er anført på dagsordenen.
Stk. G: Kun medlemmer af foreningen har stemmeret til generalforsamlingen. Medlemmer, som er berørt af §14 har dog taleret.
§8. Procedurespørgsmål vedrørende afstemning på generalforsamling:
Stk. A: Skriftlige afstemninger varetages af stemme- og mandatudvalg, som vælges ved
generalforsamlingens start. Dette udvalg består af mindst to fremmødte medlemmer, som ikke er opstillet på generalforsamling.
Stk. B: Der stemmes ved håndsoprækning. Afstemningen skal foregå skriftligt, såfremt et medlem ønsker det. Stemmes der om flere ændringsforslag foretages sideordnet afstemning.
Stk. C: Dirigenten og referenten har ansvar for optælling af stemmer ved håndsoprækning.
Stk. D: Hvert medlem har ved de givne afstemninger en stemme. Ved personvalg stemmes der en over halvdelen. Dette vil sige, at ved afstemning af f.eks. seks bestyrelsespladser har hvert medlem fire stemmer.
Stk. E: Ved kampvalg afgives stemmer anonymt og skriftligt.
§9. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Godkendelse af dagsorden.
3. Valg af stemme- og mandatudvalg.
4. Bestyrelsens beretning fremlægges.
5. Foreningens kasserer fremlægger det reviderede regnskab.
6. Udvalgenes beretning om udvalgets virke det forløbne år.
7. Festudvalgets beretning om deres virke det forløbne år.
7a. Festudvalgets kasserer fremlægger revideret regnskab.
8. Behandling af vedtægter og indkomne vedtægtsforslag.
9. Behandling af øvrige indkomne forslag.
10. Valg af forperson og næstforperson til foreningens bestyrelse.
10B. Valg af kasserer til foreningens bestyrelse.
10C. Valg af øvrige medlemmer til foreningsbestyrelse.
10D. Valg af DALF tovholder ud af den nyvalgte bestyrelse.
10E. Valg af suppleanter til foreningens bestyrelse.
11.Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant.
12. Fastlæggelse af årligt kontingent.
13. Valg til foreningens udvalg.
14. Valg af forperson, næstforperson (eller forpersonsgruppe) og kasserer til festudvalget.
14B. Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant til festudvalget.
15. Eventuelt.
§10. Ekstraordinær generalforsamling:
Stk. A: Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes på bestyrelsens eget initiativ, eller hvis 1/3 af
medlemmerne skriftligt stiller krav herom med angivelse af dagsorden. Ved indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal dagsordenen være medlemmerne i hænde senest 14 dage før mødet.
Stk. B: I meget presserende tilfælde kan der dispenseres fra tidsfristen i §10 stk. A og en indkaldelsesfrist på syv dage vil være tilstrækkeligt. Dog skal den ekstraordinære generalforsamling selv godkende dispensationen som punkt 3 på dagsordenen. Konstateres det, at generalforsamlingen ikke er lovligt indkaldt, er den ugyldig og ophæves
Stk. C: Ved afstemninger gælder foreningens almindelige regler for generalforsamling.
§11. Bestyrelsessammensætning:
Stk. A: Bestyrelsen består af 7 medlemmer: Forperson, næstforperson, kasserer, 4 menige medlemmer og et ubestemt antal suppleanter. Forperson, næstforperson samt kasserer vælges direkte på generalforsamlingen af foreningens medlemmer.
Stk. B: Suppleanter har taleret ved bestyrelsesmøder, men ikke stemmeret, medmindre et menigt medlem ikke er til stede ved et bestyrelsesmøde. Suppleanterne konstituerer sig selv i prioriteret rækkefølge, som afgør, hvem der først ind-suppleres i fald et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen.
Stk. C: Bestyrelsesmedlemmer vælges blandt de studerende for 1 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Kun aktive studerende medlemmer kan vælges til bestyrelsen.
Stk. D: Falder bestyrelsens antal til under syv, kan bestyrelsen ind-supplere medlemmer ved urafstemning, hvis der ikke er flere suppleanter.
Stk. E: Hvis næstforpersonen har overtaget forpersonshvervet jf. §12 stk. A og forlader bestyrelsen i utide, kan der vælges ny næstforperson via urafstemning.
§12. Vedrørende bestyrelsens kompetence gælder følgende:
Stk. A: Hvis forpersonen er syg eller bortrejst, overtager næstforpersonen automatisk dennes plads, indtil denne er tilbage.
Stk. B: Et medlem af bestyrelsen kan ikke handle på foreningens vegne uden først at have rådført sig med de fraværende bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder dog ikke de i §12 stk. D nævnte kassererkompetencer.
Stk. C: Bestyrelsen skal handle i overensstemmelse med foreningens vedtægter.
Stk. D: Kassereren står for varetagelsen af foreningens formue, herunder indkassering af kontingent samt betaling af regninger. Kassereren kan råde over foreningens konti, herunder betalingskort og netbank til foreningens konti, samt indgå kontrakter herom.
Stk. E: Bestyrelsen vedtager sin interne forretningsorden ved førstkommende bestyrelsesmøde efter konstituering. Dette gøres ved alm. flertal. Denne skal indeholde retningslinjer for bestyrelsens interne arbejdsgang, inkl. forpersonens opgaver og forpligtelse ift. bestyrelsesmøder, dagsorden for bestyrelsesmøder og referatspraksis.
§13. Bestyrelsens opgaver:
Stk. A:
1. At varetage foreningens interesser ifølge formålsparagraffen.
2. At indkalde til ordinær generalforsamling.
3. At indkalde til ekstraordinær generalforsamling jvf. §10.
4. At sikre aktivitet i foreningens udvalg.
5. At føre foreningsprotokol i form af en omhyggelig redegørelse for foreningens virke samt de faglige
og/eller økonomiske handlinger, som er blevet udført. Bestyrelsen aflægger beretning ved den ordinære generalforsamling eller ved fratrædelse.
6. At opkræve kontingent til foreningen og føre regnskab over foreningens indtægter og udgifter. Kassereren aflægger regnskab, som skal være revideret ved den ordinære generalforsamling eller ved fratrædelse.
7. At sikre sig forslag til en ny bestyrelse ved sin afgang.
Stk. B: Såfremt der ikke nedsættes et ad hoc-udvalg, påhviler alle forpligtelser bestyrelsen.
§ 14. Eksklusion:
Stk. A: Eksklusion af et medlem kan finde sted, hvis det kan dokumenteres, at vedkommende aktivt har modarbejdet foreningens formålsparagraf. Eksklusionen foretages af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal.
Stk. B: Et ekskluderet medlem kan ved næstkommende generalforsamling få hørt sin sag og ved simpelt flertal få den omgjort.
Stk. C: Foreningen lægger afstand til brugen af euforiserende stoffer, hærværk, vold og krænkende adfærd. Enhver brug af euforiserende stoffer og udøvelse af hærværk, vold eller krænkende adfærd overfor anden part under et af foreningens arrangementer medfører eksklusion.
§15. Foreningsfonden:
Stk. A: Foreningsfonden er en pulje, som kan søges af foreningens medlemmer og bruges til anskaffelser, der gavner studiet. Ansøgninger behandles af generalforsamlingen. Reglerne for ansøgninger gælder foreningens almene regler ift. indsendte bilag.
Stk. B: Fondens midler kommer fra foreningens driftsmidler, og bevillinger må aldrig bringe den almindelige drift i fare.
§16. Opløsning af foreningen:
Stk. A: Foreningen kan opløses såfremt 3/5 af medlemmerne ved to på hinanden følgende
generalforsamlinger med minimum en måneds mellemrum beslutter det. Mindst halvdelen af foreningens medlemmer skal være til stede ved begge generalforsamlinger.
Stk. B: Generalforsamlingen træffer beslutning om aktivernes og passivernes anvendelse samt om afvikling af eventuel gæld ved foreningens opløsning.
Stk. C: Ved opløsning skal foreningens midler gå til relevante velgørende formål eller overflyttes til eventuel nyoprettet studenterforeningen, som overtager foreningens arbejde, hvilket besluttes af foreningens generalforsamling.
FESTUDVALGET
BILAG I TIL VEDTÆGTER FOR FORENINGEN DEN ARKÆOLOGISKE STUDENTERFORENING OTTAR
1.1: Festudvalgets formål er arrangere fredagsbarer på Campus Moesgård, som skal være åbne for alle studerende på Aarhus Universitet.
2.1: Festudvalget anses som et søsterorgan til foreningen, men med fælles driftsorganisation.
2.2: Festudvalget kan antage navn efter eget valg.
2.3: Festudvalget står selvstændigt for den daglige drift af fredagsbaren.
2.4: Foreningen og festudvalget aftaler fællesarrangementer i fællesskab.
2.5: Festudvalget har selv kompetencen for driften af fredagsbaren. Der opfordres til jævnlige fællesmøder med foreningen, samt stærk kommunikation imellem festudvalget og foreningen.
3.1: Festudvalgets styregruppe består af: Forpersonsgruppe og kasserer, som vælges direkte på foreningens generalforsamling.
3.2: Medlemmer af festudvalgets styregruppe skal være medlem af foreningen.
3.3: Festudvalget har selv ansvar for bevillingsindehavere.
3.4: Aktive studerende på Afdelingen for Arkæologi og Kulturarvsstudier kan melde sig ind i festudvalget efter aftale med styregruppen.
3.5: Medlemmer af festudvalget skal være medlem af foreningen.
4.0: Festudvalget har selvstændig økonomi i den daglige drift.
4.1: Festudvalgets kasserer står for varetagelsen af festudvalgets formue samt betaling af regninger. Kassereren kan råde over festudvalgets konti, herunder betalingskort og netbank til festudvalgets konti, samt indgå kontrakter herom.
4.2. Kassereren fremlægger revidereret regnskab til godkendelse ved foreningens generalforsamling.
5.1: Festudvalget lægger afstand til brugen af euforiserende stoffer, hærværk, vold og krænkende adfærd. Enhver brug af euforiserende stoffer og udøvelse af hærværk, vold eller krænkende adfærd overfor anden part under et af festudvalgets arrangementer medfører eksklusion.
5.2: Festudvalgets styregruppe kan give op til 3 advarsler til den pågældende, som overtræder punkt 5.1. for eventuel eksklusion.
5.3: Et ekskluderet medlem kan ved næstkommende generalforsamling få hørt sin sag og ved simpelt flertal få den omgjort.
6.1: Ved tvister mellem Festudvalget og Foreningen kan enten Festudvalget eller Foreningen pålægge foreningens bestyrelse om at indkalde til ekstraordinær generalforsamling jfr. §10, hvor tvisten afgøres blandt foreningens medlemmer.
FAGLIGT ARKÆOLOGISK UDVALG
BILAG II TIL VEDTÆGTER FOR FORENINGEN DEN ARKÆOLOGISKE STUDENTERFORENING OTTAR
1. Udvalgets navn er Fagligt Arkæologisk Udvalg.
2. Udvalgets formål er at skabe faglige arrangementer blandt de studerende og ansatte på Afdelingen for Arkæologi og Kulturarvsstudier ved Aarhus Universitet.
2.1. Udvalgets arbejde er at sikre en platform for studerende og ansatte for at afvikle faglige arrangementer.
2.2. Udvalget kan, hvis det skønnes relevant, samarbejde med afdelingen og andre samarbejdspartnere.
3. Fagligt arkæologisk udvalg varetages af mindst én person, som vælges på den årlige generalforsamling.
3.1. Foreningens bestyrelse kan i samarbejde med styregruppen indsupplere medlemmer uden for
generalforsamlingen.
3.2. Udvalget skal afgive beretning for udvalgets aktiviteter ved foreningens generalforsamling
4. Udvalget har ikke som udgangspunkt nogen økonomi, men kan efter aftale med bestyrelsen søge penge til relevante aktiviteter mod forelagt budget.
JOBFORMIDLINGEN
BILAG III TIL VEDTÆGTER FOR FORENINGEN DEN ARKÆOLOGISKE STUDENTERFORENING OTTAR
1. Jobformidlingen varetager gravelisten og er kontaktled til museerne når det kommer til udbud af arkæologisk arbejde til medlemmer. Disse fordeles enten efter et system, hvor der tages højde for erfaring og anciennitet eller efter arbejdsgivers ønsket ansøgningsproces.
2. Jobformidlingen varetages af mindst én person, som vælges på den årlige generalforsamling.
3. Der bør tilstræbes, at mindst et medlem af Jobformidlingen ligeledes er medlem af bestyrelsen.
4. Jobformidlingen aflægger beretning på generalforsamling om udvalgets virke det forløbne år.
5. Medlemmer af Jobformidlingen kan indsuppleres af bestyrelsen i løbet af foreningsåret.
6. Udvalget har som udgangspunkt ikke nogen økonomi, men kan efter aftale med bestyrelsen søge penge til relevante aktiviteter mod forelagt budget.
DALF-GRUPPEN
BILAG IV TIL VEDTÆGTER FOR FORENINGEN DEN ARKÆOLOGISKE STUDENTERFORENING OTTAR
1. Udvalgets navn er DALF-Ottar.
2. DALF virker som et udvalg under Ottar og varetager kredsmandatet for Ottar i DALF, som beskrevet i DALFs vedtægter.
3. I udvalget skal der til alle tider sidde mindst et bestyrelsesmedlem. Denne vælges på generalforsamlingen af foreningens medlemmer.
4. Udvalget kan have et ubegrænset antal medlemmer, der dog alle skal være medlemmer af foreningen.
5. Medlemskab af Ottar giver automatisk medlemskab af DALF.
6. DALF-udvalget står for varetagelsen af arbejdet i DALF på vegne af Ottar og fungerer i alle henseende som et selvstændigt udvalg under Ottar.
7. Udvalgets økonomi køres igennem DALF, og udvalget pålægges at præsentere regnskab til godkendelse af foreningens generalforsamling og virker i alle henseende indenfor Den Arkæologiske Studenterforening Ottars vedtægter.
